mercoledì 29 febbraio 2012

La correttezza dei dati - 2

La mania di semplificare l'interfaccia e inserire i pulsanti solo dove servono mi ha portato, nel caso dell'inserimento dati in anagrafica a questa soluzione per i dati di un eventuale terzo pagante:


All'uscita dalla seconda schermata di inserimento dati il programma pone una domanda:


Scegliendo l'opzione "Pagante" il programma consente l'inserimento dei dati del terzo pagante:



Il terzo pagante normalmente è uno dei genitori in caso di famiglie di separati o divorziati, oppure un tutore od un ente.
Il campo grado di parentela definisce il rapporto tra il curato ed il pagante.

Dento consente anche a fatturazione già avvenuta di cambiare intestazione da paziente a pagante


Tramite il pulsante "Modifica intestazione", in questo caso la fattura riporterà la dicitura:
Per cure prestate a: (nome paziente) emetto fattura a: (nome pagante).

giovedì 23 febbraio 2012

La correttezza dei dati

L'anagrafica in Dento è un file evoluto che permette controlli e funzioni senza l'intervento dell'utente, il programma  guida chi inserisce i dati per impedire errori grossolani.

La correttezza dei dati è fondamentale in un database, alcuni grossi errori possono essere dovuti ad errori di battitura, ad abbreviazioni nei nomi delle vie, alla dimenticanza di secondi nomi o all'uso di diminutivi.

Per ovviare in parte a questo, in Dento si usa un controllo di univocità del Paziente basato sul codice fiscale.

All'interno di Dento abbiamo un database con oltre 82.000 indirizzi italiani con i relativi CAP e dati identificativi per il codice fiscale, una tale mole di dati è difficile da tenere aggiornata (pensate alla creazione di nuove vie o a nuove province) per questo è possibile aggiungerne di mancanti o modificarne di esistenti da parte dell'utente.

I dati contenuti oggi sono quelli forniti dal ministero delle Poste nel 2007.

Il controllo di correttezza dati sull'indirizzo (nome del comune e nelle città nome del comune e nome della via) fa si che avendo inserito dati corretti compaia il CAP e la provincia, in mancanza di questo avremo o sbagliato a scrivere (errori ortografici: via al posto di viale oppure piazza al posto di largo o piazzale) o siamo nella situazione di via nuova o di cambio di provincia.
In caso di via nuova, richiamando l'archivio indirizzi potremo aggiungerla, in caso di cambio di provincia modificheremo nell'archivio indirizzi la provincia di appartenenza.

In oltre dieci anni d'uso di questo sistema, posso dire di aver dovuto modificare i dati quasi solo per gli stranieri e per le province che sono variate intorno a Milano (Lecco, Lodi e Monza Brianza) ed aggiungere dati solo per una nuova via creata nel comune di Milano.

La flessibilità del sistema consente comunque di lavorare eludendo i controlli ma questo modo di operare restituisce negli anni un archivio di dati corretti di notevole valore.

Cliccando su "Nuovo" dalla schermata pazienti si accede a questo formato inserimento.L'inserimento è stato scomposto in due formati in modo di consentire il controllo del codice fiscale per l'univocità del paziente inserito.



1) studio: il programma immette i dati dello studio immessi nelle impostazioni (Menu > impostazioni), ma è possibile attribuire il paziente ad altri studi nei quali per esempio si presta collaborazione o dai quali il paziente è mandato.

2) odontoiatra: è quello definito nelle impostazioni del programma (Menu > Impostazioni > preferenze > impostazioni base), naturalmente l'odontoiatra attribuito al paziente si può cambiare.
In caso di studi associati può voler indicare da che socio afferisce il paziente, oppure per studi con specialisti diversi se è un paziente prevalentemente ortodontico, parodontale, ecc.

3) listino: anche in questo caso il programma sceglie quello definito (Menu > Impostazioni > preferenze > impostazioni base) ma si potrà attribuirne uno diverso al paziente (appartenenza a convenzioni, gruppi, amici ecc.)

L'uscita dal formato può avvenire solo col tasto "Annulla" o col tasto "Continua", Annulla genera, in caso di nuovo inserimento, una show box per l'eliminazione della scheda o rimanda alla schermata di partenza, Continua genera il codice fiscale per il controllo di univocità del paziente.
Una verifica preliminare del codice fiscale per verificare la correttezza dei dati si può fare col pulsante "Calcola codice fiscale".


In questo formato si inseriscono l'indirizzo ed altre caratteristiche del paziente:



1) C.A.P.: viene generato automaticamente da oltre 82.000 indirizzi italiani con i relativi CAP presenti in Dento, i dati sono facilmente aggiornabili dall'utente, cliccando sul tasto "CAP"

2) Telefoni: la limitazione a tre soli numeri di telefono è apparente, tre telefoni sono sufficienti per reperire il paziente in tutte le occasioni

3) E-Mail: il sempre maggior uso della posta elettronica ci ha fatto ritenere utile un campo di registrazione

4) Professione, eventuali assicurazioni o l'appartenenza a una convenzione permettono di tipizzare con maggior cura il paziente.


5) Assicurazione: in caso di pazienti con rimborsi assicurativi è importante riportare il dato in cartella.


6) Convenzioni: lo studio può attivare tariffe particolari ad esempio ai parenti dei dipendenti ecc.

7) Capofamiglia: il tasto "Capofamiglia", permette di attribuire lo stato di capofamiglia ad un paziente. Nella sezione correlati è possibile visualizzare i nominativi della famiglia.

8) Referente: è sempre gentile ringraziare chi ci ha inviato il nuovo paziente o utile poter stilare una classifica dei referenti

9) il bottone di spunta a fianco del cellulare consente di attivare il servizio sms per questo paziente, una conferma del numero selezionato compare sotto la scritta "Dati del paziente".


Il sistema è volutamente molto "guidato", ma è in grado di restituire dati impostati correttamente.





martedì 21 febbraio 2012

Chiuse le iscrizioni al corso del 3 - 3 - 2012


Iscritti: Roberto Crenna, Paolo Gerardo, Maurizio Rosmarini, Alessandro Dessy, Carlo Ghelardoni.
Corsisti precedenti: Roberto Salerno, Andrea Cazzola

lunedì 20 febbraio 2012

Il valore dei dati clinici e contabili

Premessa: nient’altro in studio ha la stessa importanza, immaginiamo cosa vorrebbe dire perdere tutti i dati, non bisogna lesinare risorse per la loro gestione, tutti i membri dello studio devono conoscerne il valore e devono potere accedere ai dati anche se con livelli di accesso differenziati.
E' importante che l’accesso ai dati sia ergonomico: dobbiamo avere un terminale DIETRO ad ogni poltrona, l’agenda informatizzata in rete e gli esami a video subito.


                                     

L'area rossa indica la posizione del monitor gestionale, l'area blu quella di un eventuale monitor per telecamenra.
L'agenda elettronica è imprescindibile, chi non usa un'agenda elettronica non può dire di aver informatizzato il proprio studio, non saprà quante ore ha lavorato, non saprà quante ore ha speso per concludere un piano di cura, non potrà conoscere esattamente il proprio "costo orario" e di conseguenza il rendimento del proprio studio.
Sicurezza di gestione dei dati: conviene prevedere la rete dati nella progettazione dello studio, il server deve essre dotato di gruppo di continuità i back up devono essere automatizzati su più dischi, non dobbiamo essere noi a ricordarci di eseguire il back up!






lunedì 13 febbraio 2012

Un po' di statistiche

Al termine del corso di gestione con Gabriele Vassura, ho sentito il bisogno di fare alcuni accertamenti statistici.
Il vantaggio di avere una agenda elettronica è tra le altre cose (accesso da tutte le postazioni o da remoto) quello di poterne ricavare dati, ad esempio: quante ore sono state effettivamente lavorate nel 2011? quante per ogni singolo operatore? quante per ogni tipo di tariffario utilizzato?
Perché serve sapere esattamente quante ore abbiamo lavorato?
Sapendo l'importo delle spese totali avremo il COSTO ORARIO, oppure sapendo l'importo degli incassi totali avremo l' INCASSO LORDO ORARIO.
Avendo attribuito in anagrafica un listino ad ogni paziente, potremo sapere che percentuale del tempo totale abbiamo speso per un determinato listino.
Analogamente dall'incasso annuale avremo la possibilità di saper che percentuale di incasso è generata da un listino, incrociando i due dati avremo una idea del rendimento di una convenzione.



Facciamo un esempio pratico: usiamo, arrotondandoli, i dati che vi mostro nella figura, lo studio ha lavorato 2.000 ore, Unisalute rappresenta il 15% delle ore.
Ho fatturato in totale 300.000 euro di cui 30.000 sono di Unisalute (10% del totale).
Se con 2.000 ore lavorate il ricavo orario è di 150 euro (300.000/2.000) vedremo che il ricavo orario con Unisalute è invece di 100 euro...... è ancora accettabile?
Attenzione che i costi orari per Unisalute sono gli stessi che per i listini non convenzionati!
Quanti sono i costi del mio studio? poniamo 200.000 (utile lordo del 33%) ecco che con 2.000 ore lavorate abbiamo un costo orario di 100 euro! Giusto quanto prendo da Unisalute.
Questo è vero in parte in quanto anche non avendo i pazienti Unisalute le spese fisse sarebbero le stesse, diminuirebbero le variabili. (indispensabile la prima nota per determinare spese fisse e variabili)

Parliamone........

mercoledì 1 febbraio 2012

Data, luogo e costo del corso Dento

La data del corso è Sabato 3 Marzo.
La sede del corso è l'Apple Centre in Piazza Firenze a Milano (C.E. Communication Engineering).
Gli orari sono dalle 9,30 fino allo sfinimento (approssimativamente le 18), cioè fino a quando tutti i partecipanti (numero massimo 5 nuovi) avranno avuto risposta alle loro domande.
Sono invitati i partecipanti del corso precedente senza assistenti (portare certificato delle ritenute)Per i nuovi non è possibile portare accompagnatori (la sala è per massimo 10 persone.)
Break e Pizza alla buona assistiti dalle mie signorine.
Il costo del corso è di 500 euro, non essendoci crediti ECM, valuterei la possibilità di fatturare come consulenza con ritenuta d'acconto (400 versamento più 100 ritenuta), per necessità diverse bisogna aggiungere l'IVA 21%.

Il versamento è da eseguire a:

Dott. Germano Usoni
Codice IBAN:           IT84 T056 9601 6140 0000 2018 X56
Codice BIC/SWIFT: POSOIT22

Distinti saluti Germano Usoni

 Tel: 0266801753

PS: dalle mail inviate sembra che il numero di 5 si supererà in breve tempo, (farà fede la data della mail con gli estremi del bonifico) in questo caso fisserò una nuova data.


Aggiornamento:

Iscritti: Roberto Crenna, Paolo Gerardo, Maurizio Rosmarini, Alessandro Dessy, Carlo Ghelardoni.
Corsisti precedenti: Roberto Salerno, Andrea Cazzola

Al corso sarà distribuita la versione 4.0.4 di Dento non in formato runtime, è necessario avere pertanto una licenza FileMaker 10 o 11 per farlo funzionare.
La prossima uscita del runtime non è prevista che per dopo le vacanze estive, rispetto al runtime ora distibuito, questa versione di Dento ha la prima nota cassa-banca e la possibilità di fare una analisi più accurata del rendimento dello studio più alcuni miglioramenti dettati dagli interventi sul blog,
Mi spiace chiedere una somma per il corso, va detto però che il mio tempo libero è sempre meno e le richieste di intervento dell'amico Sandro Bramati aumentano e lui ha il vizio di farsi pagare.

Grazie Germano Usoni

P.S.: venite muniti di portatile e della vostra copia del programma