Una considerazione sui costi informatici dello studio

La cosa di maggior valore del nostro studio sono i dati anagrafici e clinici riguardanti i nostri pazienti, sia che siano in formato digitale che cartaceo.
Se domani i ladri entrano nel nostro studio e lo svuotano completamente, con l'agenda e le cartelle possiamo continuare a lavorare presso uno studio di un amico collega, se invece ci lasciano le attrezzature e si portano via le schede pazienti e le agende siamo perduti, non sapremo più nulla dei pagamenti, dello stato di avanzamento dei lavori dei numeri di telefono di pazienti tecnici e fornitori ecc.
Non possiamo gestire male questo patrimonio di dati, la cosa più importante che abbiamo.                
Molti colleghi non dedicano la necessaria attenzione a questo aspetto, e si interessano solo dell'aspetto economico, non si può risparmiare nell'acquisto di un programma, comprate quello che ritenete il migliore ma soprattutto non scegliete Dento perché è gratis.
Bisogna essere convinti della scelta fatta perché impiegherete molto tempo ad inserire i dati per rendere operativo il programma e non c'è niente di più prezioso del tempo, se il miglior programma costa 5.000 euro non esitate a spenderli, se è il migliore vi ripagherà.

Manuale dello studio dentistico

La creazione in un gestionale dentale di un manuale dello studio dentistico è una idea nuova.

Il manuale è una raccolta, completamente personalizzabile dall'utente, di norme interne, promemoria, ordini di servizio per il personale, consultabili in qualsiasi momento dai componenti dello studio.

Si accede al manuale cliccando la voce "manuale studio" dal menu di Dento.

Il manuale viene fornito con oltre 100 pagine che devono essere adattate alla realtà del proprio studio.

Per accedere alla sezione dalla quale si può modificare il manuale bisogna cliccare su compila dalla tendina script di FileMaker.

DentO: Perché??

L'informatica entra negli studi dentistici oltre 20 anni fa, ed oggi, pur essendo molto diffusa continua per la maggioranza dei casi ad essere vista con diffidenza e sospetto, da alcuni addirittura con paura.

Questi atteggiamenti sono in parte dovuti alla macchina ed al suo sistema operativo ed in parte ai programmi specifici dentali.

Il dentista sceglie normalmente il gestionale che utilizzerà in una fiera di settore dopo una breve presentazione rivolta per lo più ad esaltare la bellezza del programma o dietro consiglio di un collega.

Purtroppo una presentazione esaustiva dovrebbe durare ore e, normalmente, anche il collega che ci consiglia non usa che il 40-50% delle funzioni del programma e non conosce altri programmi.

I gestionali odontoiatrici necessariamente sono sviluppati per trarre un profitto per la ditta produttrice normalmente sono modulari, più funzioni si vogliono più si paga e spesso, pur essendo completi dal punto di vista contabile, non sono soddisfacenti sotto il piano clinico o di praticità d'uso

(sono sviluppati da programmatori e non da dentisti).

Nel 1991 decisi di aprire il mio studio dentistico e, conscio di avere poco spazio e di non essere la persona più ordinata del mondo, decisi di dotarmi di un programma di gestione dentale, in expo dental contattai più ditte e ne scelsi una, più per la bontà del venditore che per quello che potevo capire durante la presentazione.

Cominciarono due anni di litigi con la macchina (intesi come litigi col DOS, sistema operativo di allora), di incomprensioni coi venditori del programma, nessuna diponibilità ad ascoltare alcune richieste avanzate che ritenevo fondamentali e di spese di abbonamento per ricevere upgrade che non capivo (scoprii poi che il programma era appena nato e che lo stavano mano mano costruendo!).

L'informatica può generare stress, molto spesso avevo un ingegnere che mi aggiustava il software della macchina (e che si rifaceva i denti gratis) e a distanza di due anni avevo ancora un'agenda di carta e facevo le fatture a mano...... acquistavo montagne di riviste di informatica.

Nel 1993 la necessità di avere una telecamera endo-orale mi fece avvicinare al Macintosh che aveva la possibilità di collegarsi a una telecamera senza programmi specifici, dovetti rinunciare a tutto il sistema informatico precedente (e fu una gioia) ed avvicinarmi ad un gestionale dentale nuovo, completo, stabile ma con un'interfaccia utente (cioè la logica d'uso) orribile.

La necessità di avere qualcosa di specifico per l' ortodonzia e l'incontro col Macintosh mi portarono a fare un programmino che, nel corso degli anni (oltre 16) è diventato il Dento di ora.

Telefonare da DentO

Ora in studio possiamo comporre il numero telefonico cliccando dall'icona in Dento.
Intendiamoci, lo facevo già dieci anni fa quando esisteva il system 8, dall'introduzione di OSX non era più possibile se non con un telefono IP.
Abbiamo comprato un centralino IP della Selta ed ora cliccando sull'icona del telefono dalle schede anagrafiche o dalle sezioni "cerca contatti" di agenda e menu componiamo il numero di telefono, comodo.
Ora stiamo cercando di tornare a Telecom da Fastweb per migliorare la parte telefonia anche se prevedo un calo delle prestazioni internet.
Qui sopra la stringa di comando per la telefonata.

8.000 DentO!!!

Era solo il 28 dicembre che annunciavo 7.000 Dento scaricati in 2 anni e nove mesi ed oggi siamo già a 8.000!
1.000 in 50 giorni.
Il merito è anche della monografia presente sul mese di febbraio del Dentista Moderno.
Notevoli anche le 2.782 visite del blog dalla nascita il 22-10-2010.
45% dei visitatori è Macintosh, 44% Windows, 4% iPhone, 2% iPad.
Nel database contatti ho 391 utenti registrati, evidentemente c'è un po' di timore nella registrazione.
Non so quanti usino realmente Dento per gestire il proprio studio, quelli coi quali ho contatti sono una dozzina.
Mancano ancora i feed back.
Il prossimo passo proprio di questi giorni è far partire la telefonata cliccando un pulsante tramite un nuovo centralino IP, vi terrò informati.

Agenda: Filosofia di DentO

Dento, pur lasciando libero l'utente di usare o meno l'agenda dentale, viene sfruttato al meglio con l'uso dell'agenda.

L'agenda consente di:

1) vedere gli appuntamenti con una lunghezza a video proporzionale alla durata in minuti.

2) legare note all'impegno, con la possibilità di leggerle anche quando la lunghezza a video è di soli 15 minuti (una riga). Un pallino blu a sinistra del nome indica la presenza di una nota.

Passando col mouse sopra all'appuntamento una tendina mostrerà il testo della nota.

3) evidenziare con un codice colore la postazione di lavoro scelta, in modo di fornire all'assistente l'informazione di dove posizionare il paziente.

4) evidenziare il giorno attuale, segnalato dal nome in arancione e dallo sfondo bianco.

5) effettuare controlli sulle sovrapposizioni.

6) spostare, duplicare, allungare o accorciare l'appuntamento col mouse e combinazioni di tasti.

7) vedere tutti gli appuntamenti del paziente (contatto attivo).

8) vedere i numeri di telefono del paziente (contatto attivo).

9) avere la schermata settimana per ogni utente o la schermata giorno con la possibilità di vedere (attualmente) cinque utenti per schermata.

10) verificare tramite uno sfondo arancione sul navigatore se sono presenti appuntamenti nei giorni non visualizzati (sabato o domenica)

11) verificare tramite un pallino arancione a destra del nome se è impostato l'sms, (il pallino diventa blu se l'sms è stato ricevuto o grigio se inviato correttamente )

12) avere il controllo di tutte le azioni effettuate sull'agenda (chi l'ha fatto e cosa ha fatto)

Scelto un paziente in "cerca contatti" (o cliccando sull'appuntamento) la navigazione nelle sezioni avviene per il paziente selezionato (navigazione sul contatto attivo).

L'utente che ritiene di continuare ad usare un'agenda di carta, userà come punto di riferimento il menu.

Anagrafica: Filosofia di DentO

L'anagrafica in Dento è un file evoluto che permette controlli e funzioni senza l'intervento dell'utente, il programma  guida chi inserisce i dati per impedire errori grossolani.

La correttezza dei dati è fondamentale in un database, alcuni grossi errori possono essere dovuti ad errori di battitura, ad abbreviazioni nei nomi delle vie, alla dimenticanza di secondi nomi o all'uso di diminutivi.

Per ovviare in parte a questo, in Dento si usa un controllo di univocità basato sul codice fiscale.

All'interno di Dento abbiamo oltre 82.000 indirizzi italiani con i relativi CAP e dati identificativi per il codice fiscale, una tale mole di dati è difficile da tenere aggiornata (pensate alla creazione di nuove vie o a nuove province) ma è possibile aggiungerne di mancanti o modificarne di esistenti da parte dell'utente.

I dati contenuti oggi sono quelli forniti dal ministero nel 2007.

Il controllo di correttezza dati sull'indirizzo (nome del comune e nelle città nome del comune e nome della via) fa si che con dati corretti compaia il CAP e la provincia, in mancanza di questo avremo o sbagliato a scrivere (errori ortografici: via al posto di viale oppure piazza al posto di largo o piazzale) o siamo nella situazione di via nuova o di cambio di provincia.

In caso di via nuova, richiamando l'archivio indirizzi potremo aggiungerla, in caso di cambio di provincia modificheremo nell'archivio indirizzi la provincia di appartenenza.

In oltre dieci anni d'uso di questo sistema, posso dire di aver dovuto modificare i dati quasi solo per gli stranieri e per le province che sono variate intorno a Milano (Lecco, Lodi e Monza Brianza) ed aggiungere dati solo per una nuova via creata nel comune di Milano.

La flessibilità del sistema consente comunque di lavorare come si crede ma questo modo di operare restituisce negli anni un archivio di dati corretti di notevole valore.

DentO.3 in rete

Oggi 2-2-2011 è scaricabile dal sito www.dento.it la versione 3.0 di DentO, il link è qui a fianco.
Un po' pressato dalla prossima uscita del Dentista Moderno di Febbraio ho messo in rete Dento 3.0 per permettere di seguire l'articolo guardando l'applicazione.
Trasferire i record dalla versione 2.0 non crea problemi, dalle precedenti la 2 (1.0, 1.1, 1.0) ci sono problemi con i tariffari ed i preventivi per i motivi spiegati nel post: "Listini multipli in Dento".
Col pulsante "Esporta dati" presente in Menu, esportare i record del vecchio, all'apertura del nuovo immettere i dati.
Non ho fatto runtime per Windows, chi ha Win deve scaricarsi FMP versione demo od avere una licenza per poterlo usare.
Per aprire il programma cliccare sul file Dnt.usr.
Versione 3.1 prima dell'estate.